Pentru eliberarea certificatului și după caz, a formularului standard multilingv, solicitantul se poate adresa, personal sau prin împuternicit cu procură specială ori împuternicire avocațială, oricărui serviciu public comunitar judeţean sau local de evidenţă a persoanelor, Direcției Generale de Evidență a Persoanelor a municipiului București sau direct Direcției Generale de Evidență a Persoanelor cu sediul în mun. Bucureşti, str. Obcina Mare nr.2, sector 6.

La solicitarea persoanei interesate, în certificat se pot menționa și domiciliile anterioare ale titularului, reședințele avute de către acesta, precum și perioada în care acestea au fost active. Pentru cetățenii români cu domiciliul în străinătate, în certificat se pot menționa data și statul de la care și unde s-a stabilit domiciliul în străinătate și, la cerere, ultimul domiciliu avut în România. În cazul cetățenilor români care nu au domiciliul în România, în certificat se menționează numai acest aspect.

Pe baza actelor de stare civilă se eliberează certificate/extrase multilingve de naştere, căsătorie titularilor sau reprezentanţilor legali ai acestora, și de deces, membrilor familiei, persoanelor îndreptăţite sau altor persoane care justifică un interes legitim ori, după caz, persoanelor împuternicite prin procură specială sau împuternicire avocaţială. Cererea se poate depune la primăria care are în păstrare actul de stare civilă sau la cea de la domiciliul sau reședința persoanei interesate ori, după caz, la misiunea diplomatică/oficiul consular al României din străinătate ori a/al statului de cetăţenie acreditat în România.

Cererile de înscriere a modificărilor intervenite în statutul civil al persoanei sau cu privire la nume ori ca urmare a rectificării actelor de stare civilă, produse în străinătate, precum şi cu privire la regimul matrimonial ales în faţa autorităţilor/instituţiilor străine competente, se depun personal sau prin împuternicit cu procură specială, la primăria unității administrativ-teritoriale care are în păstrare actul pe marginea căruia urmează să se opereze mențiunea ori la misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României din statul de reședință.

Cetăţenii români cu vârsta mai mare de 18 ani cu domiciliul în străinătate pot adresa cererea de transcriere în nume propriu, prin împuternicit cu procură specială, primăriei localităţii pe raza căreia au avut ultimul domiciliu în ţară, iar dacă nu au avut domiciliul în România, la Direcţia de Stare Civilă din cadrul Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor şi Stare Civilă  a Sectorului 1 al municipiului Bucureşti. Minorii cu vârsta mai mare de 14 ani solicită transcrierea certificatelor de naştere în nume propriu ori prin împuternicit cu procură specială, asistaţi de unul dintre pãrinţi sau, dupã caz, de tutore; în cazul în care pãrinţii au domicilii diferite în ţarã, primãria competentã privind transcrierea certificatului de naştere poate fi oricare din cele douã primãrii pe raza cãrora au domiciliul pãrinţii minorului.

În cazul transcrierii certificatului de căsătorie, cererea se adresează primarului unităţii administrativ-teritoriale de la domiciliul comun al soţilor, iar dacă soţii au (au avut) domicilii diferite în ţară – la oricare dintre cele două primării.

În cazul transcrierii certificatului de deces, cererea se adresează primarului unităţii administrativ-teritoriale a locului de domiciliu al solicitantului sau primarului unităţii administrativ-teritoriale de la ultimul domiciliu avut în ţară al persoanei decedate.

Cetăţenii români care nu au avut niciodată domiciliul în România, cu excepţia celor care au redobândit sau cărora li s-a acordat cetăţenia română în temeiul art. 10 şi art.11 din Legea cetățeniei române nr. 21/1991 republicată, cu modificările şi completările ulterioare, depun cererea de transcriere a certificatelor/extraselor de stare civilă/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă la Direcţia de Stare Civilă a Sectorului 1 al municipiului Bucureşti; cererea se depune personal sau prin împuternicit cu procură specială, autentificată şi se soluţionează în termen de 60 de zile de la data depunerii.

Cetăţenii care au redobândit sau cărora li s-a acordat cetăţenia românăîn temeiul art.10 şi art.11 din Legea cetățeniei române nr.21/1991 republicată,cu modificările şi completările ulterioareşi care nu au avut niciodată domiciliul în România depun cererea de transcrie personal sau prin reprezentanţii legali ai acestora, după cum urmează:

1. la primăria oricărui  sector al  municipiului Bucureşti;
2. la primăria oricărui  municipiu, reşedinţă de judeţ.

Persoanele care au redobândit sau cărora li s-a acordat cetăţenia română şi care au avut domiciliul în România, depun cererea de transcriere a certificatelor/extraselor de stare civilă/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, la Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor/primăria unităţii administrativ-teritoriale pe raza căruia/căreia se află:

1. ultimul loc de domiciliu avut în ţară, înainte de pierderea cetăţeniei române;
2. adresa imobilului în care a locuit înainte de dobândirea cetăţeniei române, înscrisă în documentul eliberat de structura pentru imigrări;
3. domiciliul stabilit după redobândirea cetăţeniei române în temeiul prevederilor art.10 şi art.11 din Legea cetățeniei române nr. 21/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; în cazul în care persoanele deţin paşaport în care este menţionat domiciliul din străinătate, competenţa aparţine Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor şi Stare Civilă a Sectorului 1 al Municipiului Bucureşti.

Documentele eliberate de instituţii ale statelor semnatare ale Convenţiei de la Haga din 5 octombrie 1961, se apostilează.

Documentele eliberate de instituții ale statelor cu care România a încheiat tratate/convenţii/acorduri de asistenţă judiciară sau într-unul din statele membre sunt scutite de supralegalizare, apostilare sau orice altă formalitate.

Documentele eliberate de statele membre ale U.E. în aplicarea  Regulamentului (UE) 2016/1191 al Parlamentului European şi al Consiliului din 6 iulie 2016 privind promovarea liberei circulaţii a cetăţenilor prin simplificarea cerinţelor de prezentare a anumitor documente oficiale în Uniunea Europeană şi de modificare a Regulamentului (UE) nr. 1024/2012 sunt scutite de apostilare sau orice altă formalitate.

Documentele care nu se regăsesc într-una din situațiile enunțate anterior, se supralegalizează, în conformitate cu dispozițiile art.1093 din Legea nr.134/2010 privind Codul de procedură civilă, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

Documentele de stare civilă ale persoanelor care au statut de beneficiar ai unei forme de protecție internațională în România sunt exceptate de la apostilare/supralegalizare.